Zugriff auf freigegebene Postfächer am Smartphone

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Outlook App für Android und iPhone

Wenn ich über die Lizensierung von Office 365 spreche, dann spreche ich meist von „Nasen“. Das klingt zwar im ersten Moment ein wenig ungewöhnlich, doch hat jeder Mensch nur eine Nase und die ist auch noch so einzigartig wie der Mensch selbst.

Werde ich also nach der Anzahl der Lizenzen gefragt, kontere ich mit der Frage nach den Nasen im Unternehmen.

Natürlich gibt es keine Regel ohne Ausnahme. Eine diese Ausnahmen waren bislang E-Mail-Postfächer welche von mobilen Geräte abgerufen werden.

Bisher brauchte man kostenpflichtige Lizenzen.

Während das lokale Outlook wunderbar mit den kostenfreien, freigegebenen Postfächern klarkommt (Outlook weiß ja, welche „Nase“ davorsitzt und ob diese eine Lizenz hat), scheiterte dies an den Smartphones.

Wenn der Mitarbeiter also vom Smartphone aus auf sein eigenes und z.B. das freigegebene info@-Postfach zugreifen wollte, brauchte das Postfach eine eigene, kostenpflichtige Lizenz.

Nicht einmal die Microsoft Outlook-App war in der Lage ein freigegebenes Postfach einzubinden.

Das ist nun vorbei. Mit den aktuellen Outlook-Apps auf Android und iPhone lassen sich freigegebene Postfächer einbinden.

Die Einbindung erfolgt dabei nicht automatisch über die Exchange-Regeln, das ist aber kein Fehler. Evtl. möchte man auf dem Smartphone ja auch etwas weniger Konten verwalten wie im Outlook am PC.

Nicht jedes Postfach lässt sich einbinden.

Eine Einschränkung gibt es dabei jedoch. Zumindest mir ist es nicht gelungen, über diesen Weg vollwertige Postfächer hinzuzufügen, auf welche der User ein entsprechendes Recht hat.

Weist man einem Benutzer im Office 365 Portal das Recht „Vollzugriff“ auf ein Postfach zu, wird dieses im lokal installieren Outlook angezeigt.

Da ein solches Postfach aber über eine Lizenz verfügt, kann es trotzdem am Smartphone eingerichtet werden. Allerdings ist hier auch das jeweilige Kennwort einzutragen. Weshalb dies in manchen Konstellationen nicht umsetzbar ist.

 

 

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Ein einfacher Überblick über die Microsoft Office Lizensierung

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Und warum man Office 365 nutzen sollte

Derzeit setzen treffen wir im Mittelstand im Wesentlichen drei unterschiedliche Microsoft Office-Lizensierungen an:

  • Einzellizenzen in Form sogenannter Key-Cards.
  • Microsoft Open Vertrag für die Nutzung am Terminal-Server
  • Office365 Lizenz

Die FPP Lizenz, die bunte Verpackung

Das größte Problem stellt dabei die Lizensierung über die Key-Card in Form der FFP (Full Package Produkt) Lizenz dar. Diese „Packerl“-Lizenz hat ein paar wesentliche Nachteile:

  • Die Lizenz ist nach der Aktivierung unveränderlich an ein privates Microsoft Konto gebunden.
  • Sie gilt nur für jeweils einen PC, trotz der Lizensierung an ein persönliches Microsoft-Konto
  • Sie erhält keine Funktionserweiterungen bzw. Funktions-Updates sondert gilt als „zu nutzten wie gekauft“.
  • Sie darf nicht auf einem Terminalserver oder ähnlichem eingesetzt werden.
  • Es gibt keine Support-Unterstützung von Microsoft. Der Support muss vom Verkäufer bereitgestellt werden.

Aus diesem Grund haben wir in Umgebungen mit mehr als 3 Usern schon lange aufgehört diese Lizenzform zu vertreiben.
Gerade die Bindung an ein privates Microsoft-Konto wiederspricht dem Einsatz in größeren Umgebungen.

Beim Wechsel von Mitarbeitern oder Computern stellt dies in der Regel ein Problem in der Lizensierung vor allem aber in der Administration dar.

Das Microsoft Open Lizenz Programm

Die Open Verträge waren in der Vergangenheit die bessere Lizenzform für Unternehmen.

  • Die Lizenzen wurden für das Unternehmen lizensiert und konnten jederzeit neu zugewiesen werden.
  • Der Umfang der Nutzungsrechte ist größer. Z.B. dürfen diese Lizenzen auch auf Terminalservern eingesetzt werden.

Gegen Aufpreis gibt es auch eine Software Assurance, Die „Wartung“ beinhaltet z.B. das Recht innerhalb der Laufzeit dieser Software Assurance (meist drei Jahre) die jeweils aktuelle Version der Software einzusetzen,

Preislich ist diese Variante am oberen Ende. Diese Lizenzen haben den höchsten Preis und mit der Software-Assurance kommen noch einmal ca. 50% Wartungsgebühr für drei Jahre dazu.

Die Office 365 Lizensierung, flexibel und günstig

Inzwischen hat sich in vielen Fällen die sogenannte Cloud-Lizensierung über Office 365 durchgesetzt.

Im Gegensatz zu den beiden vorigen Lizenzformen erwirbt man dabei jedoch kein dauerhaftes Nutzungsrecht, sondern mietet die Software in der jeweils aktuellen Version.

Ein weiterer, wesentlicher Unterschied ist, dass die Lizenzform an Personen im Unternehmen und nicht an Computer oder Geräte gebunden ist.

Der jeweilige Benutzer darf eine Office Lizenz dann aber z.B. auch auf bis zu fünf dieser Person zugewiesenen Computern einsetzen. Also z.B. auf einen PC in der Firma, dem Notebook, einem Terminalserver und einem Home-PC.

Die Lizenzsteuerung erfolgt über ein Cloud-Portal, welches in das Office 365 Portal integriert ist. Dort können die Lizenzen völlig beliebig den Personen zugewiesen aber auch wieder entfernt werden.

Dabei bleibt das Unternehmen aber sehr flexibel. Je nach Vertragsart und Preisstaffel sind die Lizenzen monatlich oder jährlich anpassbar.

Nur die über diese Art lizensierten Microsoft Office Programme werden laufend mit neuen Funktionen versorgt und gegebenenfalls neuen Umgebungen und Anforderungen angepasst.

Der Support wird von Microsoft und dem jeweiligen Vertriebspartner erbracht.

Preislich kann man ganz grob kalkulieren, dass die Mietkosten auf drei Jahre in etwa einer ähnlichen Kaufversion entsprechen. Durch das mehrfache Installationsrecht und die flexible Anpassung stellt diese Lizenzform tatsächlich auch meist die kostengünstigste Variante dar.

Zudem ist die Office 365 Lizensierung nahtlos mit den integrierten wie auch optionalen Diensten in Office 365 wie z.B. dem Exchange Online vernetzt. Im Office 365 sind viele Dienste bereits in die reinen „Lizenz-Produkte“ integriert.

Damit erhält der Kunde, der über Office 365 lizensiert, neben der besseren Lizenz für eine lokale Installation auch das Nutzungsrecht auf z.B. OneDrive vor Business, Skype for Business, Micosoft Forms und viele weitere Dienste.

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Microsoft Forms

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Eine kleine Geschichte über den produktiven Einsatz des Office 356 Tools

Es ist erstaunlich, wie wenig Menschen schon einmal Forms aus dem Office 365 Paket genutzt haben.

Andererseits, wer sich das kleine Online Tool einmal ein paar Minuten angesehen hat, findet in der Regel in Kürze eine Vielzahl von Anwendungen und möchte es nicht mehr missen.

Offiziell beschreibt es Microsoft so:

„Mit Microsoft Forms können Sie Umfragen, Quiz und Umfragen erstellen, andere dazu einladen, mit nahezu jedem Webbrowser oder mobilen Gerät darauf zu antworten, in Echtzeit die Ergebnisse ihrer Übermittlung zu verwenden, die integrierten Analysen zum Auswerten von Antworten und zum Exportieren von Ergebnissen nach Excel zur weiteren Analyse oder Einstufung.“

Was das nun bedeutet, möchte ich am Beispiel einer Hausverwaltung aus meinem Kundenkreis aufzeigen.

Nach der Umstellung auf Office 365 habe ich mit dem Kunden eine kurze Exkursion in die zusätzlichen Apps von Office 356 gemacht. Dabei auch mit ein paar Klicks Microsoft Forms vorgestellt.

Mit tatsächlich ein paar Klicks habe ich aufgezeigt wie einfach es mit Forms ist, Informationen einzuholen und zu verarbeiten.

„Damit können wir doch die Zählerstände abfragen“ war sogleich die Idee des Kunden. Ein paar Klicks weiter hatten wir Beispielformular erstellt, mit dem die Hausverwaltung in erster Linie bei seinen Hausmeistern Zählerstände abfragt.

Früher wurde das über Papier-Listen erfasst, dann kamen die Smartphones und plötzlich wurden die notwendigen Informationen per WhatsApp, SMS, E-Mail und gar einfach mit einem Foto übermittelt.

Mit Microsoft Forms werden die Informationen nun gezielt abgefragt und entsprechend strukturiert übermittelt.  Nach Abschluss der Aktion liegen die Informationen in einer Excel-Tabelle vor und können leicht weiterverarbeitet werden.

Das sehr kleine, aber sehr praktische Beispiel soll einfach Lust darauf machen, sich Forms einmal anzusehen. Vermutlich haben Sie jetzt schon eine Idee, wie sie Microsoft Forms einsetzen können.

Wenn die Anforderungen an weiterführende Prozesse steigen, dann kommt vielleicht als nächstes die Verbindung mit Microsoft Flow in Betracht. Aber das behandle ich ein andermal.

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Office 365 – einfach erklärt

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Ich möchte an dieser Stelle Microsoft Office 365 noch einmal möglichst einfach erklären.

Viele denken bei Office 365 an ein Office im Web. Also Word, Excel und Co im Browser.
Das ist aber nur ein Teil von Office 365. Office 365 ist gewissermaßen ein Überbegriff für einen Teil der Cloud-Services von Microsoft.

Office 365 ist flexibel

Genauer gesagt besteht Office 365 aus drei Elementen welche fast nach belieben kombiniert werden können:

  • Cloud Dienste wie z.B.:
    • Office Programme wie Outlook, Word etc. welche im Browser ablaufen.
    • E-Mail Server; Der Exchange Online aus Office 365 ist der wohl meistgenutzte Service.
  • Cloud Speicher: (was nützten die besten Dienste, wenn man keine Daten hat)
    • OneDrive for Business als persönlichen Speicher für jeden Benutzer.
    • SharePoint als zentraler, aber auch intelligenter Speicher für gemeinsam genutzte Daten.
  • Lizensierung: wie z.B.
    • Die Lizenz für ein lokal installierbares Office.
    • Zugriffslizenzen auf z.B. auch lokale Serverprodukte.

Office 365 wird immer per Benutzer lizensiert. Bis auf ganz wenige Ausnahmen entspricht die Zahl der benötigten Lizenzen also der Anzahl der Benutzer.

Verschiedene Pläne zur Auswahl

Die Zusammenstellung der einzelnen Elemente, also das Paket das man bei Office 365 ausschließlich mieten kann, nennt man Pläne.

Sehen wir uns beispielhaft zwei beliebte Pläne an:

Office 365 Business Essential

Dieser Plan enthält keine Lizenz für ein lokal installierbares Office.


Jedoch enthält er die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

Er enthält 1 Terrabyte persönlichen Cloudspeicher.

Er enthält SharePoint als zentralen Unternehmensspeicher.

Office 365 Business Premium

Dieser Plan enthält die Lizenz, Office auf bis zu 5 Geräte des jeweiligen Benutzers zu installieren.

Es enthält zusätzlich die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

Er enthält 1 Terrabyte persönlichen Cloudspeicher.

Er enthält SharePoint als zentralen Unternehmensspeicher.

Beim Vergleich der Pläne erkennt man, dass der Essential Plan eine Menge Dienste (E-Mail, Cloudspeicher, Webversionen der Office Programme) enthält, aber keine Lizenz für eine Installation der Office Programme auf dem Computer.

Damit ist dieser Plan perfekt für den sogenannten „Mobile Worker“. Er nutzt keinen eigenen PC, benötigt aber Zugriff auf die Unternehmens-Mail und gegebenenfalls die Dokumente. Der Zugriff auf die Dienste kann z.B. über ein Tablet oder Smartphone erfolgen.

Der Premium Plan dagegen enthält zusätzlich die Lizenz um ein vollständiges Office in der jeweils aktuellen Version lokal auf dem PC des Users zu installieren. Und dies nicht nur auf einem PC, sondern auf bis zu fünf PC´s oder Mac`s des jeweiligen Benutzers.

Dieser Unterschieds spiegelt sich natürlich auch im Preis wieder. Während Office 365 Essentials 4,20 Euro im Monat kostet, liegt der Office 365 Business Premium bei 10,50 Euro im Monat.

Dabei können in einem Unternehmen völlig flexibel alle Pläne bunt gemischt genutzt werden. Je nach Anforderung. Insgesammt gibt es sicherlich ein Dutzent verschieden Pläne alleine im Office 365.

Office 365 und der Datenschutz

Noch ein Wort zum Datenspeicher in der Cloud. Die genannten Office 365 Dienste werden auf Serverfarmen in Europa zur Verfügung gestellt. Microsoft verpflichtet sich dabei vertraglich auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
Oder, um es etwas einfacher zu sagen: Es gibt derzeit keinen Anbieter der eine solche Fülle an Leistungen anbietet und dem Kunden dabei alles an die Hand gibt seine Daten sowohl sicher wie auch rechtskonform zu speichern und zu verarbeiten.

Der Vollständigkeithalber erwähne ich noch den Plan Office 365 Business: Dieser Plan enthält nur die Lizenz zur lokalen Installation und einige Cloud-Dienste OHNE ein Exchange-Konto und entspricht damit in etwa dem Umfang der vieleicht bisher genutzen Office-Lizenz.

Vergleich der Kosten / Nutzen

Dieser Plan kostet 8,80 Euro im Jahr. Bei einer Nutzungsdauer von 3 Jahren fallen also 316,80 Euro an. Das entspricht in etwa dem Straßenpreis der vergleichbaren Lizenz wenn man sie für einen PC dauerhaft erwirbt.
Diese „Packerl“-Lizenz gilt jedoch nur und ausschließlich für die Installation auf einem PC. Diese „lokale Lizenz“ erhält zudem keine Funktionsupdates oder weitere Pflege. Für den Support ist der jeweilige Verkäufer zuständig. Bei der Office 365 Lizenz hat man das Recht, stehts die neuste Version zu nutzen und es gibt es bei Bedarf Support von Microsoft.

Die „Packerl-Lizenz“ fliegt nach ein paar Jahren in den Müll. Office 365 kann z.B. jährlich neu gebucht werden. Damit bleibt der Kunde in der Lizensierung flexibel. Wenn er z.B. im ersten Jahr 3 User lizensieren muss, im zweiten Jahr nur noch zwei und ein Jahr später vielleicht 4 User.
Dabei bleibt die gebuchte Lizenz dem Unternehmen zugeordnet und der Admin kann diese flexibel und jederzeit einzelnen Benutzern zuordnen.

Spätestens wenn ein zweiter PC für den Benuzter zu lizensieren ist (Notebook, Tablet, Heimarbeitsplatz …) stellt sich auch aus finanzieller Sicht nicht mehr die Fragen nach der Lizenzform.

Und wer sein Office als funktionelles, möglichst universelles Werkzeug zur Erbringung seiner Arbeit betrachtet, kommt meines Erachtens an Office 365 nicht vorbei.

Haben Sie noch Fragen zu Office 365 oder den weiteren Angeboten von Micorosoft? Kommen Sie gerne auf mich zu.

Nutzen Sie mein Angebot für eine Stunde Kostenfreie Erstberatung.
Ich freue mich, zusammen mit Ihnen Ihre Geschäft voranzubringen.

Mit den besten Grüßen,

Unterschrift

Alle genannten Preise sind netto zzgl. MwSt.


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Doppelt hält besser – die Multi-Faktor-Authentifizierung

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Doppelt hält besser – Mit dieser Redensart ist man in den meisten Situation des Lebens gut beraten. Und, wie sollte es auch anders sein, natürlich auch in der IT.

Zu meiner Lehrzeit legte die Eisenbahn noch jede wichtige Leitung doppelt. Zwei Drähte zum Weichensignal, zwei Glühbirnen im Leuchtsignal. Die Sicherheit ging vor.

Zwei- oder gar mehrfach war und ist bis heute ein greifbares Mittel zur Absicherung.

Doppelter Aufwand

Wenn da nicht immer der einhergehende Aufwand wäre. In der Regel muss dazu auch alles mehrfach gemacht werden.

Sehen wir uns heute die Zugangssicherung eines PC oder mobilen Gerätes an:
Ehrlich gesprochen haben viele ihre technischen Helfer bis vor einiger Zeit noch ganz ohne einen Zugriffsschutz wie z.B. ein Passwort oder einen PIN genutzt.
Es ist einfach lästig, sich jedes Mal erst anmelden zu müssen, um das Gerät zu nutzen.
In aller Regel funktioniert das Anmelden auch heute noch über die manuelle Eingabe eines möglichst komplexen, weil dann vermeintlich sicheren Kennwortes.

Und eben dieses Kennwort ist dann der Schlüssel für möglichst viele Funktionen
und Berechtigungen.
Wir wollen ja nicht ständig nach neuen Zugangscodes gefragt werden.

Hier liegt natürlich auch eine große Gefahr. Wer Benutzernamen und Kennwort kennt, der hat in der Regel Zugang zu allen Funktionen und meist auch über alle möglichen Wege.

Das bedeutet, während Sie ahnungslos vor dem Computer sitzen, hat sich ein Fremder unter Umständen mit Ihren Daten zeitgleich in den Online-Zugang eingeloggt.

Es gibt viele Ansätze, diese Lücke zu schließen.

Multi-Faktor-Authentifizierung

Ein inzwischen sehr bekannter Weg ist über die sogenannte Biometrie.
Wenn das Gerät in der Lage ist, die Person anhand biometrischer Merkmale zu erkennen, so ist eine Nutzung durch einen Fremden weitestgehend ausgeschlossen.
Der Fingersensor auf dem iPhone ist eine populäre Umsetzung dieser Idee.

Was aber wenn der Fingerprint nicht funktioniert.
Kein Problem, dann melden wir uns eben wieder über das Kennwort oder den PIN an.
Ok, damit ist der Fingersensor zwar sehr komfortabel, aber sicherer ist er nicht.

Erst eine zwingende Kombination aus Fingerprint und PIN erhöht den Zugriffsschutz. Jetzt müssen zwei Faktoren erfüllt sein (der eigene Finger und das Wissen über den PIN bzw. das Kennwort) um den Zugriff zu erhalten.
Das nennen wir in der IT dann die Multi-Faktor-Authentifizierung.

Leider ermöglicht nicht jedes Gerät eine biometrische Erkennung. Aber es gibt ja noch mehr Erkennungsmöglichkeiten: Standort, Uhrzeit, Umgebung, zusätzliches Gerät, SMS-PIN und noch viele mehr.

Multi-Faktor bedeutet viele Faktoren. Und im Idealfall definieren wir aus der Vielzahl der möglichen Faktoren eine passende Schnittmenge um dem Benutzer die Anmeldung an einem System so einfach wie möglich zu gestalten.

Als Beispiel möchte ich Ihnen kurz aufzeigen, wie ich bei mir diese Methode verwende:

Das Smartphone als Schlüssel

Am Schreibtisch nutze ich eine Webcam mit Gesichtserkennung.
Dazu habe ich die Nähe meines Smartphones als weiteren Faktor definiert.
Wenn ich also am Schreibtisch vor meinem Notebook sitze und gleichzeitig mein Handy in der Nähe ist, dann werde ich automatisch angemeldet. Sehr bequem.

Wenn ich unterwegs bin, dann habe ich die Webcam nicht dabei.
Also muss ich mich unterwegs mit meinem PIN anmelden.
Ist dann auch noch mein Handy in der Nähe, bin ich im Gerät.

Sollte ich mein Handy vergessen haben und meine Kamera funktioniert vielleicht auch gerade nicht, dann melde ich mich eben mit PIN und Kennwort an.

Warum ein einfacher PIN nun plötzlich so sicher sein soll wie ein Kennwort, können Sie hier von mir erfahren.

Wachsende Gefahren erfordern ständige Anpassungen

Nein, die Welt wird nicht einfacher, ganz im Gegenteil. Komplexe Bedrohungen machen unseren Alltag immer unsicherer und erhöhen ständig die Notwendigkeit die eigenen Sicherheitsmethoden anzupassen.

Die Multi-Faktor-Authentifizierung ist eine gute Antwort einige Sicherheitsfragen.
Und wenn wir sie intelligent nutzen, erhöhen Sie unsere Sicherheit ohne
uns in der Nutzung unserer Geräte einzuschränken.

Gerne helfe ich Ihnen bei Erkennung und Umsetzung der passenden Lösungen

 

Mit den besten Grüßen,

Unterschrift

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E-Mail-Archivierung ist Pflicht

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E-Mail ist heute ein wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation. Gerade im Geschäftsumfeld hat die E-Mail schon lange andere Übertragungswege wie Brief oder gar Telefax eingeholt.

Was wir dabei aber oft nicht beachten, ist das E-Mails oft genau so zu behandeln sind, wie die klassische Post.

Gesetzliche Vorgaben
Heute möchte ich auf die Notwendigkeit zur E-Mail Archivierung hinweisen. Es gibt zahlreiche gesetzliche Bestimmungen, welche die Archivierung von Mails vorschreiben.

Im Wesentlichen sind ist das die folgenden Rechtsvorschriften:

  • HBG    (Handelsgesetzbuch)
  • AO       (Abgabenverordnung)
  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Doch damit genug der trockenen Paragraphen-Theorie. In kurzen Worten zusammengefasst bedeute das, dass jede E-Mail welche entweder einen wirtschaftlich oder steuerlich relevanten Inhalt hat, original und unveränderbar archiviert werden muss.

Dazu zählen also z.B. Rechnungen per E-Mail oder aber auch Angebote oder Verhandlungen.

Ausdrucken genügt nicht

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass solche Informationen „originär“ archiviert werden müssen. Also in der Form in der sie erstellt, gesendet oder empfangen wurden. Das beliebte Ausdrucken und abheften genügt also nicht.

In den meisten Fällen wird es im Arbeitsalltag fast unmöglich sein, Mails auf die Relevanz zur Archivierung zu prüfen und per Hand in ein entsprechendes Archiv zu verschieben oder zu kopieren.

Lange Aufbewahrungsfristen

Die Technik, mit der diese Informationen archiviert werden, wird nicht vorgeschrieben. Die Archivierung muss einen Zugriff innerhalb der Aufbewahrungsfrist gewährleisten.

Die Aufbewahrungsfristen sind hierbei in der Regel für kaufmännische Inhalte 6 Jahre und für buchhalterische Daten 10 Jahre.

Lösung in Sicht

Den geringsten Aufwand bringt hier sicherlich die Online-Archivierung des Exchange-Online aus dem Microsoft Office 365 Portfolio.
Mit wenigen Einstellungen archiviert das System jede Mail unveränderlich und gesetztes konform in einem zusätzlichen, unbegrenzten Speicherbereich.

Dabei bemerkt der User keine Veränderung. Ob er nun mit Outlook oder der
Web-App auf seine Mails zugreift.

Mit zusätzlicher Software ist es auch möglich die Mails aus Office 365 revisionssicher lokal im eigenen Haus zu archivieren.

Die rechtssichere Archivierung von E-Mails ist heute ein Muss. Mit den Lösungen von Office 365 ist die Umsetzung einfach zu realisieren. Ganz ohne Störungen und Änderungen im gewohnten Betriebsablauf.

Gerne berate ich Sie zu diesen und anderen Lösungen von Microsoft Office 365.

Mit den besten Grüßen,

Unterschrift

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Exchange Online, keine Weiterleitungen an externe E-Mail-Adressen

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In den letzten Tagen erreichten mich einige Hilferufe, dass automatische Weiterleitungen aus Exchange Online bzw. Microsoft 365 von einem auf den anderen Tag nicht mehr funktionierten.

Dabei ist es unerheblich ob die Mail von einer Regel aus dem Benutzerpostfach oder in den Postfacheinstellungen im Exchange Online Admin Portal eingestellt wurde.

Der Grund dafür liegt in neuen Einstellungen, die Microsoft derzeit in Wellen auf die Kunden ausrollt.

Zug für Zug überführt Microsoft verschiedenen Funktionen und Einstellungen aus Microsoft 365 in das neue Admin Portal Microsoft 365 Security und Compliance.

Dabei werden nicht nur die Administrationsportale zusammengeführt, sondern auch neue Funktionen und auch neue Standard-Einstellungen bereitgestellt.
Diese neuen Einstellungen folgen meist dem Ansatz „Security by Default“. Sind also zunächst einmal sehr stark sicherheitsbetont voreingestellt.

Security by Default

Die neuen Antispameinstellungen im Microsoft Defender für Office 365 (früher Office 365 Advanced Threat Protection) sind nun ein solcher Fall.

Da durch den Wechsel der Administrations-Portale versteckt sich das neue Security und Compliance etwas. Dieser Link führt direkt zu den Spameinstellungen: https://protection.office.com/antispam

In den Richtlinien für die Antispameinstellungen finden wir die Filterrichtlinie für ausgehendes Spam.

Die Richtlinien sind per Default immer ein und können über das Webportal nicht komplett deaktiviert werden.

Aber durch Bearbeiten der Richtlinie kommt man zu den granularen Einstellungen.

Dort findet sich unter Automatische Weiterleitung die Voreinstellung „Automatisch, vom System gesteuert“. Und eben diese Systemvorgabe verhindert die automatische Weiterleitung.

Hier kann die Standard-Einstellung vom Admin über die Web-Konsole geändert werden.

Um die automatische Weiterleitung wieder zu aktivieren wählt man hier „Ein – Weiterleitung ist aktiviert“

Gut gemacht, aber …

Aus meiner Sicht steuert Microsoft grundsätzlich in die richtige Richtung, wenn Sicherheitsschwachstellen auch bei bestehenden Umgebungen angepasst werden.

Problematisch ist das natürlich, wenn solche Änderungen laufende Geschäftsprozesse beinträchtigen.

Wenn man nun genau nachsieht, dann kann man diese Änderung bereits im Januar 2020 in der Office 365 ATP Roadmap erkennen.

Vielleicht hätte Microsoft hier die Partner etwas direkter auf eine solche Veränderung hinweisen können.

Hier noch die passenden Links in den Microsoft Docs

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/external-email-forwarding?view=o365-worldwide

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/configure-the-outbound-spam-policy?view=o365-worldwide&preserve-view=true#use-the-security–compliance-center-to-create-outbound-spam-policies

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/preset-security-policies?view=o365-worldwide

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Teams und Outlook – zwei Welten?

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Es ist noch nicht so lange her, da war Outlook das erste Programm, welches ich morgens am PC öffnete. Mein ganzes Business spiegelt sich in meinen Mails wider. 

Outlook ist und bleibt wohl auch noch für eine Weile mein stärkstes Kommunikationstool. Aber es hat einen mächtigen Gegenspieler bekommen. 

TEAMS 

Heute fällt mein Blick zuerst auf Teams. Nach und nach erfolgt immer mehr meiner Kommunikation über Teams. Es hat sich fast so eingeschlichen, dass mein erstes und wichtigstes Programm heute Teams ist. 

Chat 

Im Chat stehe ich in direktem Kontakt mit den Kollegen aber auch Kunden und Lieferanten. Es erstaunt mich selbst immer wieder, wie viele Kontakte plötzlich über diesen Business Chat mit mir in Verbindung stehen. Ich sehe wer gerade ansprechbar ist, kann Nachrichten hinterlassen, Inhalte und Dokumente teilen oder habe den Verlauf der Kommunikation immer im Zugriff. Und das alles immer, überall und über jedes Endgerät.  

Telefonie 

Seit ich die klassische Telefonie über meinen Festnetzanschluss in Teams integriert habe, ist Teams für mich nicht mehr wegzudenken. 
Ich führe ein- und ausgehende Telefonate jederzeit und von jedem Endgerät aus über meine Festnetz-Nummer. 
Dabei wähle ich je nach Anforderung und Möglichkeit für ein Gespräch den klassischen Skype Voice Anruf oder wähle eben eine ganz normale Telefonnummer. 

Auf Wunsch bin ich am Handy ohne Umleitung per Festnetz-Nummer erreichbar und kann ebenso mit dieser hinauswählen. Ich entscheide wie ich telefoniere und nicht mehr der Ort an dem ich bin oder das Gerät das ich zur Auswahl habe. 

Dokumente, Files, Informationen 

Seit wir einen Großteil der Dokumente und Informationen innerhalb von Teams speichern und verwalten, habe ich auch diese immer und überall im Zugriff und kann sowohl innerhalb des Teams wie auch Wunsch auch nach extern Inhalte Teilen und gemeinsam bearbeiten. 

Natürlich läuft auch noch Outlook. Meine E-Mails habe ich ja bereits seit gefühlten Ewigkeiten von den verschiedensten Geräten im Zugriff.  
Manchmal wünsche ich mir, dass auch die Mails in Teams wandern.  

Aber dann denke ich mir, vermutlich sind wir wirklich auf dem Weg in eine neue Kommunikation und die E-Mail Flut wird durch zielgerichtete und effizienten Chatfunktionen ersetzt. 
Vielleicht ist es ganz sinnvoll sich das moderne Arbeiten in Teams nicht mit Mails zu vermiesen.

 

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