E-Mail ist heute ein wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation. Gerade im Geschäftsumfeld hat die E-Mail schon lange andere Übertragungswege wie Brief oder gar Telefax eingeholt.
Was wir dabei aber oft nicht beachten, ist das E-Mails oft genau so zu behandeln sind, wie die klassische Post.
Gesetzliche Vorgaben
Heute möchte ich auf die Notwendigkeit zur E-Mail Archivierung hinweisen. Es gibt zahlreiche gesetzliche Bestimmungen, welche die Archivierung von Mails vorschreiben.
Im Wesentlichen sind ist das die folgenden Rechtsvorschriften:
- HBG (Handelsgesetzbuch)
- AO (Abgabenverordnung)
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Doch damit genug der trockenen Paragraphen-Theorie. In kurzen Worten zusammengefasst bedeute das, dass jede E-Mail welche entweder einen wirtschaftlich oder steuerlich relevanten Inhalt hat, original und unveränderbar archiviert werden muss.
Dazu zählen also z.B. Rechnungen per E-Mail oder aber auch Angebote oder Verhandlungen.
Ausdrucken genügt nicht
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass solche Informationen „originär“ archiviert werden müssen. Also in der Form in der sie erstellt, gesendet oder empfangen wurden. Das beliebte Ausdrucken und abheften genügt also nicht.
In den meisten Fällen wird es im Arbeitsalltag fast unmöglich sein, Mails auf die Relevanz zur Archivierung zu prüfen und per Hand in ein entsprechendes Archiv zu verschieben oder zu kopieren.
Lange Aufbewahrungsfristen
Die Technik, mit der diese Informationen archiviert werden, wird nicht vorgeschrieben. Die Archivierung muss einen Zugriff innerhalb der Aufbewahrungsfrist gewährleisten.
Die Aufbewahrungsfristen sind hierbei in der Regel für kaufmännische Inhalte 6 Jahre und für buchhalterische Daten 10 Jahre.
Lösung in Sicht
Den geringsten Aufwand bringt hier sicherlich die Online-Archivierung des Exchange-Online aus dem Microsoft Office 365 Portfolio.
Mit wenigen Einstellungen archiviert das System jede Mail unveränderlich und gesetztes konform in einem zusätzlichen, unbegrenzten Speicherbereich.
Dabei bemerkt der User keine Veränderung. Ob er nun mit Outlook oder der
Web-App auf seine Mails zugreift.
Mit zusätzlicher Software ist es auch möglich die Mails aus Office 365 revisionssicher lokal im eigenen Haus zu archivieren.
Die rechtssichere Archivierung von E-Mails ist heute ein Muss. Mit den Lösungen von Office 365 ist die Umsetzung einfach zu realisieren. Ganz ohne Störungen und Änderungen im gewohnten Betriebsablauf.
Gerne berate ich Sie zu diesen und anderen Lösungen von Microsoft Office 365.
Mit den besten Grüßen,
