Office 365 – einfach erklärt

Ich möchte an dieser Stelle Microsoft Office 365 noch einmal möglichst einfach erklären.

Viele denken bei Office 365 an ein Office im Web. Also Word, Excel und Co im Browser.
Das ist aber nur ein Teil von Office 365. Office 365 ist gewissermaßen ein Überbegriff für einen Teil der Cloud-Services von Microsoft.

Office 365 ist flexibel

Genauer gesagt besteht Office 365 aus drei Elementen welche fast nach belieben kombiniert werden können:

• Cloud Dienste wie z.B.:
  • Office Programme wie Outlook, Word etc. welche im Browser ablaufen.
  • E-Mail Server; Der Exchange Online aus Office 365 ist der wohl meistgenutzte Service.
• Cloud Speicher: (was nützten die besten Dienste, wenn man keine Daten hat)
  • OneDrive for Business als persönlichen Speicher für jeden Benutzer.
  • SharePoint als zentraler, aber auch intelligenter Speicher für gemeinsam genutzte Daten.
• Lizensierung: wie z.B.
  • Die Lizenz für ein lokal installierbares Office.
  • Zugriffslizenzen auf z.B. auch lokale Serverprodukte.

Office 365 wird immer per Benutzer lizensiert. Bis auf ganz wenige Ausnahmen entspricht die Zahl der benötigten Lizenzen also der Anzahl der Benutzer.

Verschiedene Pläne zur Auswahl

Die Zusammenstellung der einzelnen Elemente, also das Paket das man bei Office 365 ausschließlich mieten kann, nennt man Pläne.

Sehen wir uns beispielhaft zwei beliebte Pläne an:

Beim Vergleich der Pläne erkennt man, dass der Essential Plan eine Menge Dienste (E-Mail, Cloudspeicher, Webversionen der Office Programme) enthält, aber keine Lizenz für eine Installation der Office Programme auf dem Computer.

Damit ist dieser Plan perfekt für den sogenannten “Mobile Worker”. Er nutzt keinen eigenen PC, benötigt aber Zugriff auf die Unternehmens-Mail und gegebenenfalls die Dokumente. Der Zugriff auf die Dienste kann z.B. über ein Tablet oder Smartphone erfolgen.

Der Premium Plan dagegen enthält zusätzlich die Lizenz um ein vollständiges Office in der jeweils aktuellen Version lokal auf dem PC des Users zu installieren. Und dies nicht nur auf einem PC, sondern auf bis zu fünf PC´s oder Mac`s des jeweiligen Benutzers.

Dieser Unterschieds spiegelt sich natürlich auch im Preis wieder. Während Office 365 Essentials 4,20 Euro im Monat kostet, liegt der Office 365 Business Premium bei 10,50 Euro im Monat.

Dabei können in einem Unternehmen völlig flexibel alle Pläne bunt gemischt genutzt werden. Je nach Anforderung. Insgesammt gibt es sicherlich ein Dutzent verschieden Pläne alleine im Office 365.

Office 365 und der Datenschutz

Noch ein Wort zum Datenspeicher in der Cloud. Die genannten Office 365 Dienste werden auf Serverfarmen in Europa zur Verfügung gestellt. Microsoft verpflichtet sich dabei vertraglich auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
Oder, um es etwas einfacher zu sagen: Es gibt derzeit keinen Anbieter der eine solche Fülle an Leistungen anbietet und dem Kunden dabei alles an die Hand gibt seine Daten sowohl sicher wie auch rechtskonform zu speichern und zu verarbeiten.

Der Vollständigkeithalber erwähne ich noch den Plan Office 365 Business: Dieser Plan enthält nur die Lizenz zur lokalen Installation und einige Cloud-Dienste OHNE ein Exchange-Konto und entspricht damit in etwa dem Umfang der vieleicht bisher genutzen Office-Lizenz.

Vergleich der Kosten / Nutzen

Dieser Plan kostet 8,80 Euro im Jahr. Bei einer Nutzungsdauer von 3 Jahren fallen also 316,80 Euro an. Das entspricht in etwa dem Straßenpreis der vergleichbaren Lizenz wenn man sie für einen PC dauerhaft erwirbt.
Diese “Packerl”-Lizenz gilt jedoch nur und ausschließlich für die Installation auf einem PC. Diese “lokale Lizenz” erhält zudem keine Funktionsupdates oder weitere Pflege. Für den Support ist der jeweilige Verkäufer zuständig. Bei der Office 365 Lizenz hat man das Recht, stehts die neuste Version zu nutzen und es gibt es bei Bedarf Support von Microsoft.

Die “Packerl-Lizenz” fliegt nach ein paar Jahren in den Müll. Office 365 kann z.B. jährlich neu gebucht werden. Damit bleibt der Kunde in der Lizensierung flexibel. Wenn er z.B. im ersten Jahr 3 User lizensieren muss, im zweiten Jahr nur noch zwei und ein Jahr später vielleicht 4 User.
Dabei bleibt die gebuchte Lizenz dem Unternehmen zugeordnet und der Admin kann diese flexibel und jederzeit einzelnen Benutzern zuordnen.

Spätestens wenn ein zweiter PC für den Benuzter zu lizensieren ist (Notebook, Tablet, Heimarbeitsplatz …) stellt sich auch aus finanzieller Sicht nicht mehr die Fragen nach der Lizenzform.

Und wer sein Office als funktionelles, möglichst universelles Werkzeug zur Erbringung seiner Arbeit betrachtet, kommt meines Erachtens an Office 365 nicht vorbei.

Haben Sie noch Fragen zu Office 365 oder den weiteren Angeboten von Micorosoft? Kommen Sie gerne auf mich zu.

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Ich freue mich, zusammen mit Ihnen Ihre Geschäft voranzubringen.

Mit den besten Grüßen,

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