Eine kleine Geschichte über den produktiven Einsatz des Office 356 Tools
Es ist erstaunlich, wie wenig Menschen schon einmal Forms aus dem Office 365 Paket genutzt haben.
Andererseits, wer sich das kleine Online Tool einmal ein paar Minuten angesehen hat, findet in der Regel in Kürze eine Vielzahl von Anwendungen und möchte es nicht mehr missen.
Offiziell beschreibt es Microsoft so:
„Mit Microsoft Forms können Sie Umfragen, Quiz und Umfragen erstellen, andere dazu einladen, mit nahezu jedem Webbrowser oder mobilen Gerät darauf zu antworten, in Echtzeit die Ergebnisse ihrer Übermittlung zu verwenden, die integrierten Analysen zum Auswerten von Antworten und zum Exportieren von Ergebnissen nach Excel zur weiteren Analyse oder Einstufung.“
Was das nun bedeutet, möchte ich am Beispiel einer Hausverwaltung aus meinem Kundenkreis aufzeigen.
Nach der Umstellung auf Office 365 habe ich mit dem Kunden eine kurze Exkursion in die zusätzlichen Apps von Office 356 gemacht. Dabei auch mit ein paar Klicks Microsoft Forms vorgestellt.
Mit tatsächlich ein paar Klicks habe ich aufgezeigt wie einfach es mit Forms ist, Informationen einzuholen und zu verarbeiten.
„Damit können wir doch die Zählerstände abfragen“ war sogleich die Idee des Kunden. Ein paar Klicks weiter hatten wir Beispielformular erstellt, mit dem die Hausverwaltung in erster Linie bei seinen Hausmeistern Zählerstände abfragt.
Früher wurde das über Papier-Listen erfasst, dann kamen die Smartphones und plötzlich wurden die notwendigen Informationen per WhatsApp, SMS, E-Mail und gar einfach mit einem Foto übermittelt.
Mit Microsoft Forms werden die Informationen nun gezielt abgefragt und entsprechend strukturiert übermittelt. Nach Abschluss der Aktion liegen die Informationen in einer Excel-Tabelle vor und können leicht weiterverarbeitet werden.
Das sehr kleine, aber sehr praktische Beispiel soll einfach Lust darauf machen, sich Forms einmal anzusehen. Vermutlich haben Sie jetzt schon eine Idee, wie sie Microsoft Forms einsetzen können.
Wenn die Anforderungen an weiterführende Prozesse steigen, dann kommt vielleicht als nächstes die Verbindung mit Microsoft Flow in Betracht. Aber das behandle ich ein andermal.
