Microsoft Forms

Eine kleine Geschichte über den produktiven Einsatz des Office 356 Tools

Es ist erstaunlich, wie wenig Menschen schon einmal Forms aus dem Office 365 Paket genutzt haben.

Andererseits, wer sich das kleine Online Tool einmal ein
paar Minuten angesehen hat, findet in der Regel in Kürze eine Vielzahl von
Anwendungen und möchte es nicht mehr missen.

Offiziell beschreibt es Microsoft so:

„Mit Microsoft Forms
können Sie Umfragen, Quiz und Umfragen erstellen, andere dazu einladen, mit
nahezu jedem Webbrowser oder mobilen Gerät darauf zu antworten, in Echtzeit die
Ergebnisse ihrer Übermittlung zu verwenden, die integrierten Analysen zum
Auswerten von Antworten und zum Exportieren von Ergebnissen nach Excel zur
weiteren Analyse oder Einstufung.“

Was das nun bedeutet, möchte ich am Beispiel einer Hausverwaltung aus meinem Kundenkreis aufzeigen.

Nach der Umstellung auf Office 365 habe ich mit dem Kunden eine
kurze Exkursion in die zusätzlichen Apps von Office 356 gemacht. Dabei auch mit
ein paar Klicks Microsoft Forms vorgestellt.

Mit tatsächlich ein paar Klicks habe ich aufgezeigt wie
einfach es mit Forms ist, Informationen einzuholen und zu verarbeiten.

„Damit können wir doch die Zählerstände abfragen“ war
sogleich die Idee des Kunden. Ein paar Klicks weiter hatten wir Beispielformular
erstellt, mit dem die Hausverwaltung in erster Linie bei seinen Hausmeistern Zählerstände
abfragt.

Früher wurde das über Papier-Listen erfasst, dann kamen die Smartphones und plötzlich wurden die notwendigen Informationen per WhatsApp, SMS, E-Mail und gar einfach mit einem Foto übermittelt.

Mit Microsoft Forms werden die Informationen nun gezielt
abgefragt und entsprechend strukturiert übermittelt.  Nach Abschluss der Aktion liegen die
Informationen in einer Excel-Tabelle vor und können leicht weiterverarbeitet
werden.

Das sehr kleine, aber sehr praktische Beispiel soll einfach Lust
darauf machen, sich Forms einmal anzusehen. Vermutlich haben Sie jetzt schon
eine Idee, wie sie Microsoft Forms einsetzen können.

Wenn die Anforderungen an weiterführende Prozesse steigen,
dann kommt vielleicht als nächstes die Verbindung mit Microsoft Flow in Betracht.
Aber das behandle ich ein andermal.