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winmail.dat verhindern

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Wie uns EDV-Geschichte hilft Probleme zu verstehen.

Ich habe manchmal das Gefühl, das Problem mit der Winmail.dat ist so alt wie der erste Mail-Client von Microsoft. Und damit habe ich gar nicht unrecht.

Aber worum geht es und was ist winmail.dat?

Ein wenig Geschichtsunterricht

Mails waren früher, als noch alles gut und einfach war, eine reine Textnachricht, in etwa so wie heute eine reine SMS.

Reine Textformate sind noch relativ einfach in Ihrem Aufbau. Sie hatten und haben meist nur Probleme in der Darstellung des Zeichensatzes. Aber auf ASCII Code und Codepages will ich aber hier nicht weiter eingehen.

Wer jedoch mehr Informationen als nur reinen Text erstellen, bearbeiten und speichern möchte, braucht mehr als nur einen Zeichensatz. Farbe, Größe, verschieden Zeichensätze oder gar Bilder brauchen andere Formate.

Microsoft hat neben seinem .doc Format welches wir aus der Anwendung Word kennen, bereits 1987 ein weiteres Austauschformat für Texte eingeführt. Es sollte möglichst nahe am reinen Text sein, dennoch auch eine Formatierung zulassen.

Das Rich Text Format (RTF), welches das Programm Wordpad per default verwendete, aber auch von Apple von TextEdit verwendet wurde, kam einem einfachen Austauschformat für Texte schon sehr nahe.

Kein Wunder, dass Micosoft dieses Format auch in den ab Ender der 80er Jahre aufkomenden Mail-Programme verwendete.

Leider hat das properitäre RTF in den kommenen Jahrzehnten wenig überzeugen können. Apple setzte z.B. nur auf die einfachsten Funktionen und führte für z.B. eingebundene Grafiken eine eigene Erweiterung RTFD ein.

zurück in die Zukunft

Mit dieser kleinen Geschichtsstunde möchte ich aufzeigen, dass so manches Problem mit dem wir heute konfrontiert werden seine Ursprünge in einer der Vergangenheit hat.

Aber nun zur Zukunft. Was ist nun winmail.dat, wann passiert das und was können wir tun?

Wenn wir heute ein Mail schreiben, dann ist es für uns selbstverständlich dass wir den Text formatieren können, Bilder einfügen und vor allem auch eine Datei anhängen können.

Aber … E-Mail ist noch immer ein rein textbasierendes Format. Wie kommen also die bunten Bilder, Filmchen etc. in die Mail und vor allem beim Empfänger an?

Mail ist noch immer nur Text

Dazu wird die Mail in zwei Bereiche aufgeteilt. Einen Header der grob gesagt die Zustellinformationen enthält, und einem Body. Der Body, der eigentliche Inhalt, untergliedert sich wieder logisch in die Text-Information, einer Signatur und dem Anhang (Attachement).

Im Body finden wir auch die Fomatierungen wieder, welche wir bei der Mail angewandt haben.

Und hier schlägt das RTF-Format zu. In unserem E-Mail Client Outlook können wir noch heute das RTF-Format zur Formatierung auswählen. Das scheint auf den ersten Blick nicht falsch. Es ist schlank und bietet einige brauchbare Formatierungsoptionen.

Aber wenn wir eine Mail mit RTF formatieren, sendet unser Mail-Client auch in einem anderen Format als mit standardisierten “Header und Body”. Es wirft einfach gesagt die klare Ordnung in der Mail durcheinander. Das Attachement wird nicht mehr ganz konform nur am Ende der Mail transportiert.

Auch pure Microsoft Umgebnungen sind betroffen

Nun mag man sich denken, das wäre kein Problem wenn Sender und Empfänger doch ohnehin Outlook oder gar einen Exchange Server verwenden.

Dabei wird die Rechnung aber ohne den Wirt, in diesem Fall die transportierenden Systeme gemacht. Ob das nun ein Mailserver ist der als Relay zwischen Absender und Empfänger ist oder auch ein Anti-Spam-System irgendwo im Transportweg.
Irgendwo läuft man Gefahr, dass die Mail von einem System nach “Schema- F” also dem heute geläufigen Standard gelesen und verabeitet wird. Und plötzlich wird alles dass was nicht mehr als reiner Body der Mail erkennbar ist, ganz nach hinten geschoben und landet als winmail.dat als Anhang der Mail beim Empfänger. Dabei kann es sich um ein ursprüngliches Attachement aber auch z.B. um eine umfangreiche Signatur handeln.

Outlook konfigurieren reicht nicht

Wie lösen wir nun ein solches Problem. Lange Zeit habe auch ich schon monoton darauf geantwortet “sendet keine Mails im Rich-Text-Format und nutzt als Standardformat Text oder HTML”
Natürlich haben wir auch im Outlook als Standardformat für das Senden von Mails Text oder HTML konfiguriert.

Geholfen hat das nicht wirklich und das lag nicht unbedingt an den Usern. Auch wenn man beobachten konnte dass es bei dem einen User zu winmail.dat kommt beim Kollegen gegenüber aber nicht, und das beim gleichen Empfänger.

er war stehts bemüht …

Outlook ist stehts bemüht, uns im besten Licht dastehen zu lassen. Dazu zählt auch dass es sich per default einfach auf die Sprache des Gegenüber einstellt. Wenn wir eine Mail in einem Text-Format erhalten, so ist die Antwort automatisch zunächst auch im Text-Format. Gleiches gilt auch für HTML und natürlich RTF. So manches RTF-winmail.dat-Problem wurde schon bei dem User erzeugt, der später eine winmail.dat als Antwort auf seine Mail erhielt. Wer RTF sendet, bekommt auch RTF als Antwort, unabhängig vom eingestellten Standarformat in Outlook.

Damit aber nicht genug, in seinen tiefen Speichermöglichkeiten merkt sich Outlook auch noch solche Besonderheiten und sendet so einem Empfänger, der uns einmal RTF gesandt hat oder den wir schon mit RTF beglückt hatten seine “Vorliebe” und schon haben wir wieder eine winmail.dat.

Das Problem zentral lösen

Als Administrator gehen wir jetzt, da wir das Problem erkannt haben, an einer zentralen Stelle dagegen vor: Dem Mailserver.

Im Exchange Online, dem bevorzugten Mailsytem meiner Wahl, können wir dies recht einfach über die Web-GUI einstellen.
In den anderen Versionen ist es entweder ähnlich (Exchange 2016 / 2019) oder per PowerShell zu konfigurieren.

Wir verändern dazu einfach den Sendeconnetor und definieren für die Remote-Domänen, dass wir kein Richt-Text-Format zulassen. In der Regel ist nur ein “Default” für alle Remote-Domänen definiert. Wer hier für verschiedene Empfangsdomänen unterschiedliche Remotedomänen definiert hat, muss dies entsprechend auch dort anpassen.

Mit der Auswahl “Rich-Text-Format verwenden” “Nie” sind wir das Problem mit den winmail.dat in diese Umgebung los.

Da der Exchange mit Outlook “spricht” wird die Einstellung in den Client übernommen. Es ist gewissermaßen die abolute Anordnung keine Mails im Richt-Text-Format erstellen zu können.





14 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • top – endlich mal die finale Lösung, nachdem ich mich seit Monaten mit diesem Problem rumärgere – vielen Dank!

    Antworten
  • Hello,
    ich verwende Office Professional Plus 2016 und kann das Problem leider nicht lösen.
    Was muss ich bei meinem Office wo einstellen, damit das Problem gelöst wird?
    Danke dir.

    Antworten
  • Hallo,
    auf der Client-Seite kann das Problem behoben werden, wenn für die E-Mail das Format HTML ausgewählt wird.
    Der Artikel beschreibt aber, dass es bei einem Exchange-Server vorkommt, dass diese User-Einstellung vom Server überschrieben wird.
    Deshalb weise ich darauf hin, wo man im Exchange-Server das ändern kann.
    Je nachdem welchen E-Mail Server sie mit dem in Ihrem Office enthaltenen Outlook ansteuern, können Sie das Problem selbst vermutlich nicht lösen.

    Antworten
  • Stefan Gries
    11. Mai 2020 8:16

    Hallo,
    ein sehr aufschlussreicher Artikel.
    Für meine Exchange Mailadresse funktionierte es auch. Ich nutze in meinem Outlook noch diverse IMAP-Konten, gibt es hierfür auch eine Lösung?

    Antworten
    • Es freut mich, wenn ich helfen konnte.

      Bei dem IMAP-Konten sollte der Fehler eigentlich gar nicht auftreten.
      Vorausgesetzt, die Mails werden nicht im RTF-Format gesendet oder beantwortet.

      Mir ist nicht bekannt, dass Outlook ohne Exchange die Mails “unberechtigt” im Format verändert.
      Also hier mal genau darauf achten, dass die Mails im TXT- oder HTML-Format erstellt und gesendet werden.

      Mit besten Grüßen,
      Michael Fischer

      Antworten
  • Oh, mein Gott wenn das funktioniert fehlt hier aber der Paypal Button. Danke Danke Danke

    Antworten
    • Vielen Dank für die Blumen. Nein, einen Bezahl-Button für solche Infos werde ich nicht einführen.

      Vielleicht denken Sie ja mal an uns, wenn Sie anderweitig Hilfe brauchen die eine Bezahlung rechtfertigen.
      Gerne auch z.B. die Bereitstellung von Lizenzen für die Microsoft Online-Systeme.

      Mit besten Grüßen,
      Michael Fisher

      Antworten
  • Ingrid Wilpert
    31. August 2020 17:10

    Guten Tag, das winmail.dat Problem habe ich seit einigen Tagen, wenn ich pdf per E-Mail versende. Diese Mails sind auf meinem Androis-Smartphone winmail.dat. Ich nutze
    Outlook 2010 – hatte bisher nie Probleme. Das Outlookformat habe ich auf txt umgestellt, leider ohne Erfolg. Gibt es vielleicht doch noch eine brauchbare Lösung?
    Ich bedanke mich sehr – jeder Tipp ist willkomen!

    Antworten
    • Hallo,
      leider kann ich ohne weitere Angaben hier keine richtige Hilfestellung geben.
      Outlook ist nur ein Teil der Kommunikationskette.

      Dazu kommt noch, dass Sie mit Outlook 2010 ein Produkt nutzen, welches von Microsoft nicht mehr supportet wird.
      Ich verstehen, dass vielen Menschen der Funktionsumfang der alten Version ausreicht, aber ich verstehe auch einen Hersteller, der nach 10 Jahren und drei Nachfolgeprodukten sich auf die neuen Produkte konzentrieren möchte und muss.

      Ich beziehe mich im Artikel auf den Einsatz von Outlook im Zusammenhang mit dem Microsoft-Exchange Server wie er in der Regel für Geschäftskunden zum Einsatz kommt.
      Für Privatkunden ist ein ähnliches System aber auch über die Microsoft 365 Produkte für Zuhause verfügbar.

      https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/buy/compare-all-microsoft-365-products

      Im Rahmen eines solchen Abonnement haben Sie auch das Nutzungsrecht für die jeweils aktuelle Version der Office-Anwendungen und natürlich auch Outlook.

      Mit besten Grüßen,
      Michael Fischer

      Antworten
  • Claudia Vicens Burow
    12. September 2020 8:41

    Schade, PDF-Datei an mich selber senden nicht möglich, trotz HTLM-Format…
    Das macht für mich Outlook leider völlig unsinnig. Schade.

    Antworten
  • Hallo Michael,

    sehr gute Beitrag.
    Bitte ergänze noch den Powershell Befehl.
    Get-RemoteDomain Default | Set-RemoteDomain -TNEFEnabled:$false
    Dann ist perfekt.
    Danke
    Grüße Bachy

    Antworten
  • Schön. Und wenn der Exchange Admin nicht kooperiert? Wei kann der gemeine Outlook Nutzer das Problem lösen. Unser Exchngae Admin glaubt, die Welt besteht nur aus Microsoft und meine Community Partner in der OSS welt zerfleischen mich mit diesem winmail.dat Sch..endreck.

    Antworten
  • Glücklicher User
    30. Januar 2022 12:43

    Sehr coole Beschreibung, super hilfreich, danke.

    Ich bin nun durchaus nicht unbeschlagener Laie. Ich war 10 Jahre mit HostedExchange unterwegs und war dann 3 Jahre bei Mailbox.org. Nun aber wieder zurück weil einige Funktionen in Exchange einfach unerreicht sind. Also direkt zu Office 365 / Exchange Online.

    DNS meiner Domains aufsetzen etc. alles kein Problem. Aber sorry, das Set-Up von Exchange / O265 etc ist ja der HORROR. Exchange OWA, Exchange Admin Center, Office 365 Admin center, Account / Profile Set-Up …alles in unterschiedlichen Systemen mit unterschiedlichen Logins, nirgendwo steht wo was eingerichtet werden muss… 2FA Aktivierung usw…. und dann noch diese nervigen Kleinigkeiten wie winmail.dat 🙂

    Die könnten viel mehr Kunden haben, wenn sie dieses Set-Up auch nur halbwegs vernünftig designen würden. Man spürt förmlich die jahrzehntelangen Altlasten, die sich da Bahn brechen. Unglaublich bei einem Mrd. Konzern wie M$.

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