Ist Microsoft Teams eine Abo-Falle?

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Microsoft Teams ist ein großartiges Tool. Auch wenn derzeit Teams immer mit dem Videochat in Verbindung gebracht wird, ist es doch so viel mehr.

Teams ist und bleibt ein Kollaboration-Tool mit welchem man in vielfältiger Weise mit Kollegen aber auch über Firmengrenzen hinaus zusammenarbeiten kann.

Aber, für die viele geschäftliche Funktionen in Teams benötigt man eine Lizenz.

Was passiert nun, wenn ich einen Mitarbeiter habe, der noch keine Teams-Lizenz hat und trotzdem z.B. von einem Kollegen zu einer Teams-Mitarbeit eingeladen wird.

Die kostenfreie Teams Exploratory Lizenz

Der Kollege bekommt in diesem Fall eine temporäre Teams-Lizenz zugewiesen.

Diese Lizenz ist kostenfrei und gilt bis zur Fälligkeit des Vertrages der zugrunde liegenden Lizenz.

Nach Ablauf dieses „Erkundungs-Zeitraums“ verliert der Nutzer die Lizenz wieder und es entstehen keine Kosten.

In den meisten Fällen wird jedoch der Mitarbeiter Teams zwischenzeitlich als ein wertvolles Werkzeug ausgiebig nutzen.

In der Folge wird es wenig sinnvoll sein, ihm die Möglichkeiten von Teams ab dem Zeitpunkt an dem die vorübergehende Lizenz ausläuft, wieder wegzunehmen.

Damit ist Microsoft Teams keine Abo-Falle. Aber es enthält ein etwas tückisches Marketing-Instrument in Form diese kostenfreien Übergangs-Lizenzen.

Was ist zu tun

Der aufgeklärte Admin kann dies Funktion der kostenfreien Teams Exploratory Lizenzen z.B. über die Admin-Konsole jederzeit deaktivieren.

Wir bevorzugen jedoch den aufgeklärten Kunden.

Sobald die erste Teams-Exploratory-Lizenz ausgestellt wird (und nur bei der Ersten), bekommt der Admin die abgebildete Meldung.

Nun ist es an der Zeit den Kunden zu informieren, was hier gerade passiert.

Tatsächlich wurde wohl die produktive Nutzung von Teams auf einem Mitarbeiter ausgeweitet, der noch keine Lizenz hat.

Es ist nun am Kunden zu entscheiden, wie er mit diese vorübergehend kostenfreie Funktion weiter verfährt. In der Regel wird es dazu kommen, dass der Geschäftsprozess kurz geprüft wird und dem entsprechenden Mitarbeiter die Lizenz dauerhaft zur Verfügung gestellt wird.

Nachfolgend sollte der Admin nun ein Auge auf weitere bereitgestellte Exploratory-Lizenzen werfen oder, wieder besser, im Vorfeld die Notwendigkeit weitere Teams-Lizenzen abklären und ordentlich lizensieren.

Was kostet Microsoft Teams

Microsoft Teams ist in vielen Microsoft 365 Produkten enthalten. Das kleinste Produkt, welches eine vollständige Lizenz für Microsoft Teams enthält, ist das Microsoft 365 Business Basic mit einem Monatspreis ab 4,20 Euro zzgl. MwSt.

In den Fällen einer Teams Exploratory Lizenz ist aber oft nur ein Upgrade der vorhandenen Lizenz notwendig. Daher können die Kosten auch anders ausfallen.