Exchange Online, keine Weiterleitungen an externe E-Mail-Adressen

In den letzten Tagen erreichten mich einige Hilferufe, dass automatische Weiterleitungen aus Exchange Online bzw. Microsoft 365 von einem auf den anderen Tag nicht mehr funktionierten.

Dabei ist es unerheblich ob die Mail von einer Regel aus dem Benutzerpostfach oder in den Postfacheinstellungen im Exchange Online Admin Portal eingestellt wurde.

Der Grund dafür liegt in neuen Einstellungen, die Microsoft derzeit in Wellen auf die Kunden ausrollt.

Zug für Zug überführt Microsoft verschiedenen Funktionen und Einstellungen aus Microsoft 365 in das neue Admin Portal Microsoft 365 Security und Compliance.

Dabei werden nicht nur die Administrationsportale zusammengeführt, sondern auch neue Funktionen und auch neue Standard-Einstellungen bereitgestellt.
Diese neuen Einstellungen folgen meist dem Ansatz „Security by Default“. Sind also zunächst einmal sehr stark sicherheitsbetont voreingestellt.

Security by Default

Die neuen Antispameinstellungen im Microsoft Defender für Office 365 (früher Office 365 Advanced Threat Protection) sind nun ein solcher Fall.

Da durch den Wechsel der Administrations-Portale versteckt sich das neue Security und Compliance etwas. Dieser Link führt direkt zu den Spameinstellungen: https://protection.office.com/antispam

In den Richtlinien für die Antispameinstellungen finden wir die Filterrichtlinie für ausgehendes Spam.

Die Richtlinien sind per Default immer ein und können über das Webportal nicht komplett deaktiviert werden.

Aber durch Bearbeiten der Richtlinie kommt man zu den granularen Einstellungen.

Dort findet sich unter Automatische Weiterleitung die Voreinstellung „Automatisch, vom System gesteuert“. Und eben diese Systemvorgabe verhindert die automatische Weiterleitung.

Hier kann die Standard-Einstellung vom Admin über die Web-Konsole geändert werden.

Um die automatische Weiterleitung wieder zu aktivieren wählt man hier „Ein – Weiterleitung ist aktiviert“

Gut gemacht, aber …

Aus meiner Sicht steuert Microsoft grundsätzlich in die richtige Richtung, wenn Sicherheitsschwachstellen auch bei bestehenden Umgebungen angepasst werden.

Problematisch ist das natürlich, wenn solche Änderungen laufende Geschäftsprozesse beinträchtigen.

Wenn man nun genau nachsieht, dann kann man diese Änderung bereits im Januar 2020 in der Office 365 ATP Roadmap erkennen.

Vielleicht hätte Microsoft hier die Partner etwas direkter auf eine solche Veränderung hinweisen können.

Hier noch die passenden Links in den Microsoft Docs

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/external-email-forwarding?view=o365-worldwide

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/configure-the-outbound-spam-policy?view=o365-worldwide&preserve-view=true#use-the-security–compliance-center-to-create-outbound-spam-policies

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/preset-security-policies?view=o365-worldwide




Ein einfacher Überblick über die Microsoft Office Lizensierung

Und warum man Office 365 nutzen sollte

Derzeit setzen treffen wir im Mittelstand im Wesentlichen
drei unterschiedliche Microsoft Office-Lizensierungen an:

  • Einzellizenzen in Form sogenannter Key-Cards.
  • Microsoft Open Vertrag für die Nutzung am Terminal-Server
  • Office365 Lizenz

Die FPP Lizenz, die
bunte Verpackung

Das größte Problem stellt dabei die Lizensierung über die
Key-Card in Form der FFP (Full Package Produkt) Lizenz dar. Diese „Packerl“-Lizenz
hat ein paar wesentliche Nachteile:

  • Die Lizenz ist nach der Aktivierung
    unveränderlich an ein privates Microsoft Konto gebunden.
  • Sie gilt nur für jeweils einen PC, trotz der
    Lizensierung an ein persönliches Microsoft-Konto
  • Sie erhält keine Funktionserweiterungen bzw.
    Funktions-Updates sondert gilt als „zu nutzten wie gekauft“.
  • Sie darf nicht auf einem Terminalserver oder
    ähnlichem eingesetzt werden.
  • Es gibt keine Support-Unterstützung von
    Microsoft. Der Support muss vom Verkäufer bereitgestellt werden.

Aus diesem Grund haben wir in Umgebungen mit mehr als 3
Usern schon lange aufgehört diese Lizenzform zu vertreiben.
Gerade die Bindung an ein privates Microsoft-Konto wiederspricht dem Einsatz in
größeren Umgebungen.

Beim Wechsel von Mitarbeitern oder Computern stellt dies in
der Regel ein Problem in der Lizensierung vor allem aber in der Administration
dar.

Das Microsoft Open Lizenz
Programm

Die Open Verträge waren in der Vergangenheit die bessere
Lizenzform für Unternehmen.

  • Die Lizenzen wurden für das Unternehmen
    lizensiert und konnten jederzeit neu zugewiesen werden.
  • Der Umfang der Nutzungsrechte ist größer. Z.B.
    dürfen diese Lizenzen auch auf Terminalservern eingesetzt werden.

Gegen Aufpreis gibt es auch eine Software Assurance, Die „Wartung“
beinhaltet z.B. das Recht innerhalb der Laufzeit dieser Software Assurance
(meist drei Jahre) die jeweils aktuelle Version der Software einzusetzen,

Preislich ist diese Variante am oberen Ende. Diese Lizenzen
haben den höchsten Preis und mit der Software-Assurance kommen noch einmal ca.
50% Wartungsgebühr für drei Jahre dazu.

Die Office 365
Lizensierung, flexibel und günstig

Inzwischen hat sich in vielen Fällen die sogenannte Cloud-Lizensierung
über Office 365 durchgesetzt.

Im Gegensatz zu den beiden vorigen Lizenzformen erwirbt man
dabei jedoch kein dauerhaftes Nutzungsrecht, sondern mietet die Software in der
jeweils aktuellen Version.

Ein weiterer, wesentlicher Unterschied ist, dass die
Lizenzform an Personen im Unternehmen und nicht an Computer oder Geräte
gebunden ist.

Der jeweilige Benutzer darf eine Office Lizenz dann aber
z.B. auch auf bis zu fünf dieser Person zugewiesenen Computern einsetzen. Also
z.B. auf einen PC in der Firma, dem Notebook, einem Terminalserver und einem
Home-PC.

Die Lizenzsteuerung erfolgt über ein Cloud-Portal, welches
in das Office 365 Portal integriert ist. Dort können die Lizenzen völlig
beliebig den Personen zugewiesen aber auch wieder entfernt werden.

Dabei bleibt das Unternehmen aber sehr flexibel. Je nach
Vertragsart und Preisstaffel sind die Lizenzen monatlich oder jährlich
anpassbar.

Nur die über diese Art lizensierten Microsoft Office
Programme werden laufend mit neuen Funktionen versorgt und gegebenenfalls neuen
Umgebungen und Anforderungen angepasst.

Der Support wird von Microsoft und dem jeweiligen Vertriebspartner
erbracht.

Preislich kann man ganz grob kalkulieren, dass die
Mietkosten auf drei Jahre in etwa einer ähnlichen Kaufversion entsprechen.
Durch das mehrfache Installationsrecht und die flexible Anpassung stellt diese
Lizenzform tatsächlich auch meist die kostengünstigste Variante dar.

Zudem ist die Office 365 Lizensierung nahtlos mit den integrierten
wie auch optionalen Diensten in Office 365 wie z.B. dem Exchange Online
vernetzt. Im Office 365 sind viele Dienste bereits in die reinen
„Lizenz-Produkte“ integriert.

Damit erhält der Kunde, der über Office 365 lizensiert,
neben der besseren Lizenz für eine lokale Installation auch das Nutzungsrecht
auf z.B. OneDrive vor Business, Skype for Business, Micosoft Forms und viele
weitere Dienste.




Microsoft Forms

Eine kleine Geschichte über den produktiven Einsatz des Office 356 Tools

Es ist erstaunlich, wie wenig Menschen schon einmal Forms aus dem Office 365 Paket genutzt haben.

Andererseits, wer sich das kleine Online Tool einmal ein
paar Minuten angesehen hat, findet in der Regel in Kürze eine Vielzahl von
Anwendungen und möchte es nicht mehr missen.

Offiziell beschreibt es Microsoft so:

„Mit Microsoft Forms
können Sie Umfragen, Quiz und Umfragen erstellen, andere dazu einladen, mit
nahezu jedem Webbrowser oder mobilen Gerät darauf zu antworten, in Echtzeit die
Ergebnisse ihrer Übermittlung zu verwenden, die integrierten Analysen zum
Auswerten von Antworten und zum Exportieren von Ergebnissen nach Excel zur
weiteren Analyse oder Einstufung.“

Was das nun bedeutet, möchte ich am Beispiel einer Hausverwaltung aus meinem Kundenkreis aufzeigen.

Nach der Umstellung auf Office 365 habe ich mit dem Kunden eine
kurze Exkursion in die zusätzlichen Apps von Office 356 gemacht. Dabei auch mit
ein paar Klicks Microsoft Forms vorgestellt.

Mit tatsächlich ein paar Klicks habe ich aufgezeigt wie
einfach es mit Forms ist, Informationen einzuholen und zu verarbeiten.

„Damit können wir doch die Zählerstände abfragen“ war
sogleich die Idee des Kunden. Ein paar Klicks weiter hatten wir Beispielformular
erstellt, mit dem die Hausverwaltung in erster Linie bei seinen Hausmeistern Zählerstände
abfragt.

Früher wurde das über Papier-Listen erfasst, dann kamen die Smartphones und plötzlich wurden die notwendigen Informationen per WhatsApp, SMS, E-Mail und gar einfach mit einem Foto übermittelt.

Mit Microsoft Forms werden die Informationen nun gezielt
abgefragt und entsprechend strukturiert übermittelt.  Nach Abschluss der Aktion liegen die
Informationen in einer Excel-Tabelle vor und können leicht weiterverarbeitet
werden.

Das sehr kleine, aber sehr praktische Beispiel soll einfach Lust
darauf machen, sich Forms einmal anzusehen. Vermutlich haben Sie jetzt schon
eine Idee, wie sie Microsoft Forms einsetzen können.

Wenn die Anforderungen an weiterführende Prozesse steigen,
dann kommt vielleicht als nächstes die Verbindung mit Microsoft Flow in Betracht.
Aber das behandle ich ein andermal.