Zugriff auf freigegebene Postfächer am Smartphone

Outlook App für Android und iPhone

Wenn ich über die Lizensierung von Office 365 spreche, dann spreche ich meist von „Nasen“. Das klingt zwar im ersten Moment ein wenig ungewöhnlich, doch hat jeder Mensch nur eine Nase und die ist auch noch so einzigartig wie der Mensch selbst.

Werde ich also nach der Anzahl der Lizenzen gefragt, kontere ich mit der Frage nach den Nasen im Unternehmen.

Natürlich gibt es keine Regel ohne Ausnahme. Eine diese Ausnahmen waren bislang E-Mail-Postfächer welche von mobilen Geräte abgerufen werden.

Bisher brauchte man kostenpflichtige Lizenzen.

Während das lokale Outlook wunderbar mit den kostenfreien, freigegebenen Postfächern klarkommt (Outlook weiß ja, welche „Nase“ davorsitzt und ob diese eine Lizenz hat), scheiterte dies an den Smartphones.

Wenn der Mitarbeiter also vom Smartphone aus auf sein eigenes und z.B. das freigegebene info@-Postfach zugreifen wollte, brauchte das Postfach eine eigene, kostenpflichtige Lizenz.

Nicht einmal die Microsoft Outlook-App war in der Lage ein freigegebenes Postfach einzubinden.

Das ist nun vorbei. Mit den aktuellen Outlook-Apps auf Android und iPhone lassen sich freigegebene Postfächer einbinden.

Die Einbindung erfolgt dabei nicht automatisch über die Exchange-Regeln, das ist aber kein Fehler. Evtl. möchte man auf dem Smartphone ja auch etwas weniger Konten verwalten wie im Outlook am PC.

Nicht jedes Postfach lässt sich einbinden.

Eine Einschränkung gibt es dabei jedoch. Zumindest mir ist es nicht gelungen, über diesen Weg vollwertige Postfächer hinzuzufügen, auf welche der User ein entsprechendes Recht hat.

Weist man einem Benutzer im Office 365 Portal das Recht „Vollzugriff“ auf ein Postfach zu, wird dieses im lokal installieren Outlook angezeigt.

Da ein solches Postfach aber über eine Lizenz verfügt, kann es trotzdem am Smartphone eingerichtet werden. Allerdings ist hier auch das jeweilige Kennwort einzutragen. Weshalb dies in manchen Konstellationen nicht umsetzbar ist.

 

 




Microsoft Forms

Eine kleine Geschichte über den produktiven Einsatz des Office 356 Tools

Es ist erstaunlich, wie wenig Menschen schon einmal Forms aus dem Office 365 Paket genutzt haben.

Andererseits, wer sich das kleine Online Tool einmal ein
paar Minuten angesehen hat, findet in der Regel in Kürze eine Vielzahl von
Anwendungen und möchte es nicht mehr missen.

Offiziell beschreibt es Microsoft so:

„Mit Microsoft Forms
können Sie Umfragen, Quiz und Umfragen erstellen, andere dazu einladen, mit
nahezu jedem Webbrowser oder mobilen Gerät darauf zu antworten, in Echtzeit die
Ergebnisse ihrer Übermittlung zu verwenden, die integrierten Analysen zum
Auswerten von Antworten und zum Exportieren von Ergebnissen nach Excel zur
weiteren Analyse oder Einstufung.“

Was das nun bedeutet, möchte ich am Beispiel einer Hausverwaltung aus meinem Kundenkreis aufzeigen.

Nach der Umstellung auf Office 365 habe ich mit dem Kunden eine
kurze Exkursion in die zusätzlichen Apps von Office 356 gemacht. Dabei auch mit
ein paar Klicks Microsoft Forms vorgestellt.

Mit tatsächlich ein paar Klicks habe ich aufgezeigt wie
einfach es mit Forms ist, Informationen einzuholen und zu verarbeiten.

„Damit können wir doch die Zählerstände abfragen“ war
sogleich die Idee des Kunden. Ein paar Klicks weiter hatten wir Beispielformular
erstellt, mit dem die Hausverwaltung in erster Linie bei seinen Hausmeistern Zählerstände
abfragt.

Früher wurde das über Papier-Listen erfasst, dann kamen die Smartphones und plötzlich wurden die notwendigen Informationen per WhatsApp, SMS, E-Mail und gar einfach mit einem Foto übermittelt.

Mit Microsoft Forms werden die Informationen nun gezielt
abgefragt und entsprechend strukturiert übermittelt.  Nach Abschluss der Aktion liegen die
Informationen in einer Excel-Tabelle vor und können leicht weiterverarbeitet
werden.

Das sehr kleine, aber sehr praktische Beispiel soll einfach Lust
darauf machen, sich Forms einmal anzusehen. Vermutlich haben Sie jetzt schon
eine Idee, wie sie Microsoft Forms einsetzen können.

Wenn die Anforderungen an weiterführende Prozesse steigen,
dann kommt vielleicht als nächstes die Verbindung mit Microsoft Flow in Betracht.
Aber das behandle ich ein andermal.




Microsoft Schul-Lizenzen

Wir lernen nicht für die Schule, wir lernen für das Leben.
Etwas über das Microsoft Education Programm.

Manchmal kommt uns aber das was wir lernen doch überholt oder gar verstaubt vor. Wenn es
sich dabei vielleicht um die Vormacht des alten römischen
Reichs oder um vermeintlich tote Sprachen handelt.  

Wenn es jedoch um EDV handelt, sollte das Handwerkszeug von
Lehrern wie auch Schülern eher
einen möglichst aktuellen Bezug zur Gegenwart,
wenn nicht sogar Zukunft haben.

Microsoft unterstützt schon seit Jahrzehnten den Bildungssektor mit günstigen, oft sogar kostenfreien Lizenzen um Lehrer wie auch Schülern das bestmögliche Material an die Hand zu geben.

Lehrer, Schüler,
Studenten aber auch ganze Unternehmen haben oft einen Anspruch auf extrem vergünstigte bis kostenfreie Lizenzen für alle Aufgaben die im Zusammenhang
mit Forschung und Bildung stehen.

Als Microsoft Authorized Education Partner stehe ich diesen
Einrichtungen bei der Auswahl und Betreuung der Microsoft Produkte und Lizenzen
zur Seite.

Haben Sie Fragen zum Education Programm von Microsoft?
Sprechen Sie mich an und lassen Sie sich beraten.