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Ist Microsoft Teams eine Abo-Falle?

 

Microsoft Teams ist ein großartiges Tool. Auch wenn derzeit Teams immer mit dem Videochat in Verbindung gebracht wird, ist es doch so viel mehr.

Teams ist und bleibt ein Kollaboration-Tool mit welchem man in vielfältiger Weise mit Kollegen aber auch über Firmengrenzen hinaus zusammenarbeiten kann.

Aber, für die viele geschäftliche Funktionen in Teams benötigt man eine Lizenz.

Was passiert nun, wenn ich einen Mitarbeiter habe, der noch keine Teams-Lizenz hat und trotzdem z.B. von einem Kollegen zu einer Teams-Mitarbeit eingeladen wird.

Die kostenfreie Teams Exploratory Lizenz

Der Kollege bekommt in diesem Fall eine temporäre Teams-Lizenz zugewiesen.

Diese Lizenz ist kostenfrei und gilt bis zur Fälligkeit des Vertrages der zugrunde liegenden Lizenz.

Nach Ablauf dieses „Erkundungs-Zeitraums“ verliert der Nutzer die Lizenz wieder und es entstehen keine Kosten.

In den meisten Fällen wird jedoch der Mitarbeiter Teams zwischenzeitlich als ein wertvolles Werkzeug ausgiebig nutzen.

In der Folge wird es wenig sinnvoll sein, ihm die Möglichkeiten von Teams ab dem Zeitpunkt an dem die vorübergehende Lizenz ausläuft, wieder wegzunehmen.

Damit ist Microsoft Teams keine Abo-Falle. Aber es enthält ein etwas tückisches Marketing-Instrument in Form diese kostenfreien Übergangs-Lizenzen.

Was ist zu tun

Der aufgeklärte Admin kann dies Funktion der kostenfreien Teams Exploratory Lizenzen z.B. über die Admin-Konsole jederzeit deaktivieren.

Wir bevorzugen jedoch den aufgeklärten Kunden.

Sobald die erste Teams-Exploratory-Lizenz ausgestellt wird (und nur bei der Ersten), bekommt der Admin die abgebildete Meldung.

Nun ist es an der Zeit den Kunden zu informieren, was hier gerade passiert.

Tatsächlich wurde wohl die produktive Nutzung von Teams auf einem Mitarbeiter ausgeweitet, der noch keine Lizenz hat.

Es ist nun am Kunden zu entscheiden, wie er mit diese vorübergehend kostenfreie Funktion weiter verfährt. In der Regel wird es dazu kommen, dass der Geschäftsprozess kurz geprüft wird und dem entsprechenden Mitarbeiter die Lizenz dauerhaft zur Verfügung gestellt wird.

Nachfolgend sollte der Admin nun ein Auge auf weitere bereitgestellte Exploratory-Lizenzen werfen oder, wieder besser, im Vorfeld die Notwendigkeit weitere Teams-Lizenzen abklären und ordentlich lizensieren.

Was kostet Microsoft Teams

Microsoft Teams ist in vielen Microsoft 365 Produkten enthalten. Das kleinste Produkt, welches eine vollständige Lizenz für Microsoft Teams enthält, ist das Microsoft 365 Business Basic mit einem Monatspreis ab 4,20 Euro zzgl. MwSt.

In den Fällen einer Teams Exploratory Lizenz ist aber oft nur ein Upgrade der vorhandenen Lizenz notwendig. Daher können die Kosten auch anders ausfallen.




Exchange Online, keine Weiterleitungen an externe E-Mail-Adressen

In den letzten Tagen erreichten mich einige Hilferufe, dass automatische Weiterleitungen aus Exchange Online bzw. Microsoft 365 von einem auf den anderen Tag nicht mehr funktionierten.

Dabei ist es unerheblich ob die Mail von einer Regel aus dem Benutzerpostfach oder in den Postfacheinstellungen im Exchange Online Admin Portal eingestellt wurde.

Der Grund dafür liegt in neuen Einstellungen, die Microsoft derzeit in Wellen auf die Kunden ausrollt.

Zug für Zug überführt Microsoft verschiedenen Funktionen und Einstellungen aus Microsoft 365 in das neue Admin Portal Microsoft 365 Security und Compliance.

Dabei werden nicht nur die Administrationsportale zusammengeführt, sondern auch neue Funktionen und auch neue Standard-Einstellungen bereitgestellt.
Diese neuen Einstellungen folgen meist dem Ansatz „Security by Default“. Sind also zunächst einmal sehr stark sicherheitsbetont voreingestellt.

Security by Default

Die neuen Antispameinstellungen im Microsoft Defender für Office 365 (früher Office 365 Advanced Threat Protection) sind nun ein solcher Fall.

Da durch den Wechsel der Administrations-Portale versteckt sich das neue Security und Compliance etwas. Dieser Link führt direkt zu den Spameinstellungen: https://protection.office.com/antispam

In den Richtlinien für die Antispameinstellungen finden wir die Filterrichtlinie für ausgehendes Spam.

Die Richtlinien sind per Default immer ein und können über das Webportal nicht komplett deaktiviert werden.

Aber durch Bearbeiten der Richtlinie kommt man zu den granularen Einstellungen.

Dort findet sich unter Automatische Weiterleitung die Voreinstellung „Automatisch, vom System gesteuert“. Und eben diese Systemvorgabe verhindert die automatische Weiterleitung.

Hier kann die Standard-Einstellung vom Admin über die Web-Konsole geändert werden.

Um die automatische Weiterleitung wieder zu aktivieren wählt man hier „Ein – Weiterleitung ist aktiviert“

Gut gemacht, aber …

Aus meiner Sicht steuert Microsoft grundsätzlich in die richtige Richtung, wenn Sicherheitsschwachstellen auch bei bestehenden Umgebungen angepasst werden.

Problematisch ist das natürlich, wenn solche Änderungen laufende Geschäftsprozesse beinträchtigen.

Wenn man nun genau nachsieht, dann kann man diese Änderung bereits im Januar 2020 in der Office 365 ATP Roadmap erkennen.

Vielleicht hätte Microsoft hier die Partner etwas direkter auf eine solche Veränderung hinweisen können.

Hier noch die passenden Links in den Microsoft Docs

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/external-email-forwarding?view=o365-worldwide

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/configure-the-outbound-spam-policy?view=o365-worldwide&preserve-view=true#use-the-security–compliance-center-to-create-outbound-spam-policies

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/preset-security-policies?view=o365-worldwide




Teams und Outlook – zwei Welten?

Es ist noch nicht so lange her, da war Outlook das erste Programm, welches ich morgens am PC öffnete. Mein ganzes Business spiegelt sich in meinen Mails wider. 

Outlook ist und bleibt wohl auch noch für eine Weile mein stärkstes Kommunikationstool. Aber es hat einen mächtigen Gegenspieler bekommen. 

TEAMS 

Heute fällt mein Blick zuerst auf Teams. Nach und nach erfolgt immer mehr meiner Kommunikation über Teams. Es hat sich fast so eingeschlichen, dass mein erstes und wichtigstes Programm heute Teams ist. 

Chat 

Im Chat stehe ich in direktem Kontakt mit den Kollegen aber auch Kunden und Lieferanten. Es erstaunt mich selbst immer wieder, wie viele Kontakte plötzlich über diesen Business Chat mit mir in Verbindung stehen. Ich sehe wer gerade ansprechbar ist, kann Nachrichten hinterlassen, Inhalte und Dokumente teilen oder habe den Verlauf der Kommunikation immer im Zugriff. Und das alles immer, überall und über jedes Endgerät.  

Telefonie 

Seit ich die klassische Telefonie über meinen Festnetzanschluss in Teams integriert habe, ist Teams für mich nicht mehr wegzudenken. 
Ich führe ein- und ausgehende Telefonate jederzeit und von jedem Endgerät aus über meine Festnetz-Nummer. 
Dabei wähle ich je nach Anforderung und Möglichkeit für ein Gespräch den klassischen Skype Voice Anruf oder wähle eben eine ganz normale Telefonnummer. 

Auf Wunsch bin ich am Handy ohne Umleitung per Festnetz-Nummer erreichbar und kann ebenso mit dieser hinauswählen. Ich entscheide wie ich telefoniere und nicht mehr der Ort an dem ich bin oder das Gerät das ich zur Auswahl habe. 

Dokumente, Files, Informationen 

Seit wir einen Großteil der Dokumente und Informationen innerhalb von Teams speichern und verwalten, habe ich auch diese immer und überall im Zugriff und kann sowohl innerhalb des Teams wie auch Wunsch auch nach extern Inhalte Teilen und gemeinsam bearbeiten. 

Natürlich läuft auch noch Outlook. Meine E-Mails habe ich ja bereits seit gefühlten Ewigkeiten von den verschiedensten Geräten im Zugriff.  
Manchmal wünsche ich mir, dass auch die Mails in Teams wandern.  

Aber dann denke ich mir, vermutlich sind wir wirklich auf dem Weg in eine neue Kommunikation und die E-Mail Flut wird durch zielgerichtete und effizienten Chatfunktionen ersetzt. 
Vielleicht ist es ganz sinnvoll sich das moderne Arbeiten in Teams nicht mit Mails zu vermiesen.